Hoje em dia, há uma variedade de disciplinas, métodos e estudos que orientam os gestores na condução de uma organização.
Nesse aspecto, não podemos deixar de mencionar o método do Ciclo PDCA. Atualmente ele é um dos mais conhecidos para auxiliar na realização do planejamento estratégico e a trazer melhorias nos processos da empresa.
O ciclo PDCA consiste em uma das soluções mais requisitadas para assegurar a qualidade e a produtividade em vários tipos de empreendimento.
Um dos principais motivos para o sucesso do PDCA é o fato dele dividir a administração de processos em etapas. Com isso, ele torna o processo de gestão bem mais eficiente e ainda facilita a realização de mudanças. Além disso, o PDCA pode ser utilizado nos mais diversos projetos profissionais e estratégias de negócio.
O que é PDCA?
O PDCA consiste em um método de gestão que surgiu nos anos 20, porém, aos poucos passou a ser utilizado no universo corporativo a partir da década de 50, logo após o término da Segunda Guerra Mundial. Esse método recebe esse nome por causa das iniciais em inglês:
- Plan: Planejar
- Do: Fazer
- Check: Avaliar
- Act: Agir
Partindo dessas quatro bases de ação, o método PDCA vem sendo uma das soluções mais viáveis quando o assunto é a gestão e elaboração de estratégias.
As raízes do método estão em diferentes escolas filosóficas, que remetem desde o racionalismo do pensador francês René Descartes, ao pragmatismo dos norte-americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey.
Uma das principais características do método PDCA é ser dividido em ciclos que se encaixam perfeitamente nos quatro conceitos de “Planejar”, “Fazer”, “Avaliar” e “Agir”.
Esses conceitos são repetidos várias vezes nos processos de gestão, por isso o método é um ciclo que atua e traz melhorias constantes para a empresa.
Para que serve o PDCA?
Ele serve para estabelecer eventuais melhorias nos processos, evitando erros estratégicos, decisões equivocadas e desperdícios de recursos. O PDCA também serve para valorizar a mensuração de dados e resultados que são fundamentais para o bom gerenciamento.
Por isso, um dos maiores motivos para você colocar em prática o PDCA é o fato de que ele foi desenvolvido para sanar problemas de forma racional e objetiva, estabelecendo um passo a passo para atingir as metas de um modo muito mais eficiente e seguro.
Por apresentar as características de um ciclo, que envolve repetição e continuidade, o PDCA também serve para estabelecer maior controle em relação aos mais diversos processos de trabalho que fazem parte de uma organização, sendo essencial para a gestão.
Ao utilizar o PDCA, é possível estabelecer o desenvolvimento de qualquer negócio, não apenas pelo fato de que serve para identificar e sanar erros, mas também pelo processo cíclico de melhorias que ele apresenta.
Qual é a importância do PDCA?
Diante de tudo isso, é possível também afirmar que o PDCA é importante para viabilizar uma série de benefícios na sua gestão, como, por exemplo:
- Reduzir custos
- Identificar problemas antecipadamente
- Estabelecer um ambiente de teste e validação de determinadas estratégias
- Melhorar o fluxo de processos e a produtividade da equipe
- Ampliar o controle da gestão, diminuindo falhas
- Engajar e estimular o trabalho da equipe
- Permitir o aprendizado constante
O PDCA é um método versátil e pode ser adotado do mesmo modo em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu segmento e sempre levando em conta o aspecto cíclico.
O que é o ciclo de PDCA?
O ciclo de PDCA consiste em uma ferramenta dividida em quatro fases. Com base nessas fases, o ciclo pode ser usado para sanar problemas que nem sempre são facilmente identificados.
O ciclo pode ser utilizado tanto com o objetivo de implantar novas práticas quanto para eliminar falhas na gestão de qualquer empresa. Inclusive, em alguns casos, o ciclo de PDCA pode ser utilizado até mesmo para organizar o dia a dia e a vida pessoal.
Por se tratar de um ciclo, os processos podem ser repetidos, alcançando dessa maneira resultados diferenciados, bem como estar sujeito a melhorias constantes.
Como funciona o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA pode ser aplicado sucessivas vezes. Ele é composto por etapas que se complementam. A partir delas surgem as possibilidades de melhorar vários aspectos relacionados com a sua gestão.
Inicialmente desenvolvido em meados do século XX, o PDCA ao longo dos anos evoluiu e vem se adaptando às mais diversas realidades de empresas.
No entanto, devido a sua característica cíclica, ele demanda do gestor um trabalho frequente. Em outras palavras, é necessário constantemente realizar o planejamento, a execução e a mensuração dos resultados, os colocando em prática e iniciando o processo outras vezes.
O método está apto a ser aplicado em qualquer tipo de processo. Isso permite que a organização se mantenha sempre em constante evolução e mudanças. A vantagem disso é que a empresa não entra em estagnação e pode ser frequentemente melhorada.
Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?
O PDCA é um ciclo que possui etapas bem definidas. Por meio delas se torna viável a realização da otimização dos processos. É bem fácil conhecer as fases do ciclo, pois elas representam as iniciais em inglês do método. Sendo assim, confira as etapas abaixo.
P (“Plan” ou “Planejamento”)
Consiste na etapa em que as práticas são planejadas para auxiliar o gestor a atingir as metas que ele definiu. É importante ter em mente que os objetivos estratégicos da empresa sejam traçados levando em conta a realidade do negócio, se tornando possível a realização e execução.
Outro aspecto determinante do planejamento é alinhar as metas e os objetivos com as expectativas dos clientes. Para isso, é pertinente seguir alguns passos:
- Diagnosticar os problemas existentes e encontrar as prioridades, estabelecendo uma hierarquia do que pode ser melhorado
- Distribuir o objetivo em metas tangíveis e praticáveis
- Estabelecer um cronograma com prazos para a realização do objetivo e assim passar para a etapa seguinte
D (“Do” ou “Fazer”)
Consiste na realização do planejamento estabelecido anteriormente. É importante que durante a execução do plano, seja realizada uma coleta de dados com o objetivo de monitorar o processo e avaliar os resultados.
Também é válido registrar esses dados coletados, não importando se eles são positivos ou negativos.
A partir disso é possível obter uma perspectiva mais realista dos processos e do planejamento estabelecido.
C (“Check” ou “Checar”)
Após a execução dos processos, verifique e analise os resultados. Nessa etapa é a hora de comparar os resultados obtidos. Por isso a coleta de dados é valiosa.
Portanto, para realizar essa etapa de forma correta, é necessário listar os resultados de uma forma geral, tanto os efeitos ruins e bons, obtendo mais precisão nas avaliações e segurança na realização das ações tomadas.
Na prática, é necessário fazer um resumo do ocorrido, identificando o que deu certo e quais problemas você deverá sanar para melhorar os processos.
A (“Act” ou “Agir”)
Ainda que o “A” na sigla PDCA signifique “Agir”, não é errado afirmar que ele também queira dizer “Ajustar” ou “Aprimorar”, pois essa etapa também serve para isso.
Depois de tudo devidamente planejado, avaliado e revisado, chega a hora de agir, seja para manter a padronização das ações postas em prática, seja para efetuar os ajustes caso sejam necessários.
Não esqueça que essas etapas abrangem um movimento cíclico. Isso quer dizer que se algo não trouxe o resultado desejado, as correções elaboradas na última fase, conhecida como Act, são novamente submetidas para o momento inicial do ciclo.
Isso permite trazer à tona considerações pertinentes, sobre, por exemplo: o que causou o resultado indesejado? Um erro de execução? De planejamento?
A partir dessas conclusões, o ciclo deve ser percorrido várias vezes no decorrer da resolução do problema, levando em conta diferentes ações e planos de ação que vão sendo devidamente testados.
Como aplicar o ciclo PDCA?
Embora o PDCA seja um ciclo com as etapas devidamente estabelecidas, nem sempre a aplicação dele será a mesma em todas as situações.
O ciclo PDCA deve sempre estar alinhado com a realidade e o segmento do empreendimento em questão. Por essa razão, a aplicação do PDCA pode apresentar algumas diferenças.
Diante disso, vale analisar como esse ciclo pode ser aplicado em empresas e também em determinados projetos.
PDCA para empresas
As empresas que procuram aprimorar os seus processos de gestão podem adotar as etapas do ciclo PDCA. Eles são um caminho racional e objetivo para melhorar o fluxo de trabalho e melhorar a produtividade.
Devido ao planejamento bem feito, avaliado e mensurado, os resultados podem ser favoráveis, elevando a competitividade do negócio e oferecendo uma experiência agradável para os clientes.
Contudo, em algumas empresas é difícil adotar esse ciclo, especialmente se a equipe não possui um conhecimento prévio de metodologias de gestão de processos.
Outro empecilho comum para a aplicação do PDCA é o fato de ser um modelo que frequentemente incita mudanças constantes.
Apesar das dificuldades, conheça na prática alguns passos para adotar as etapas do PDCA nos processos de uma empresa.
Planejamento
Para implementar o método PDCA é preciso adaptar a empresa para uma cultura que contempla a realização de processos organizados e cíclicos. Depois disso, é necessário partir para uma análise mais abrangente sobre como estabelecer essa prática na companhia.
Dê uma olhada nos mais recentes relatórios de desempenho, procure por feedbacks de lideranças, colaboradores, clientes e parceiros. Tudo isso são elementos que ajudam a diagnosticar as necessidades mais urgentes do processo de trabalho.
Outro detalhe importante é contar com a colaboração de todos para essa fase de planejamento, pois eles dominam cada detalhe referente ao seu setor.
Implementação
Nessa fase, que é a etapa “D” (“Do”), é importante divulgar para os colaboradores os motivos e a importância do PDCA na organização, salientando o quanto ele pode otimizar o fluxo dos processos e melhorar o desempenho de todos.
Vale também disponibilizar o treinamento adequado para os colaboradores, reforçando ainda mais uma cultura voltada para esse modelo.
Checagem
A fase conhecida como “check” é o momento para você avaliar o planejamento e as estratégias utilizadas. Nesse caso, em que o objetivo é justamente adotar o PDCA em uma empresa, o procedimento é fazer a checagem realizando pesquisas e analisando feedbacks de líderes e funcionários.
Também é importante incentivar as tomadas de decisões, tornar o processo mais participativo e aberto à criatividade de todos.
Ação
Após o planejamento e a checagem, a etapa “act”, que é a fase da ação, dos ajustes e da adaptação, requer uma revisão do que deu certo e do que não funcionou. A partir daí é possível efetuar as correções e reiniciar o ciclo.
PDCA para projetos
Por ser uma iniciativa bastante versátil, o PDCA tem condições de ser implementado em qualquer tipo de projeto ou rotina de trabalho.
Uma situação que ilustra muito bem essa possibilidade pode ser o de uma fábrica de calçados femininos que quer desenvolver um tênis adequado para a prática esportiva.
Na hora de desenvolver esse produto, é possível utilizar os processos do ciclo PDCA, melhorando ao máximo o material antes de disponibilizá-lo para as consumidoras. Diante disso, é possível estabelecer tais ações conforme a seguir.
Planejamento
Nessa fase do projeto é a hora de determinar os objetivos, as características e o diferencial do produto.
Execução
Na fase “do”, é estabelecida a fabricação de duas ou mais peças. A partir daí elas são testadas por alguns clientes previamente selecionados.
Check
Na fase da checagem ocorre a avaliação baseada nos apontamentos dos clientes. Eles opinam acerca dos pontos positivos e negativos do produto.
Ação
Na fase “Act”, dos ajustes e a da ação, são realizadas as alterações necessárias. Em seguida, o processo do PDCA é repetido até que o produto se torne agradável aos clientes e rentável para a empresa.
Pontos de atenção ao aplicar o PDCA
Uma das grandes finalidades do ciclo PDCA é aparar todas as arestas, sanar todos os problemas e eliminar os empecilhos que atrapalham os processos e inviabilizam resultados satisfatórios.
Devido a isso, antes, durante e depois de adotar o PDCA, é essencial prestar bem atenção para os uma série de falhas que podem interferir no trabalho. Alguns deles são:
- Falta de precisão na checagem e análise dos dados
- Equipe despreparada para efetuar a avaliação dos dados
- Desvio e não cumprimento do que foi estabelecido no planejamento
- Utilização de KPIs inadequados
- Deixar de lado o ciclo do PDCA diante de resultados positivos
Vantagens do PDCA
O ciclo PDCA é uma solução que representa um elemento essencial para o andamento dos processos em uma empresa e até mesmo para viabilizar a realização dos mais variados projetos.
Por meio de quatro etapas bem definidas, o ciclo PDCA, quando bem aplicado, traz uma série de benefícios. Vamos conhecer alguns deles então.
Versatilidade
É possível utilizar o ciclo PDCA na otimização dos mais diversos processos, departamentos e tipos de empresas.
Portanto, o PDCA pode auxiliar desde atividades relacionadas ao segmento principal do negócio até atividades consideradas secundárias e estratégicas, como, por exemplo, a análise de processos relacionados ao setor do RH da empresa.
Esse benefício reforça o quanto o PDCA é importante, porque mostra o quanto ele se adapta à dinâmica de diferentes ambientes.
Controle de riscos de um determinado projeto
Devido a possibilidade de planejar, avaliar e realizar as alterações necessárias, o ciclo PDCA permite gerenciar os projetos com mais segurança, inclusive identificar antecipadamente os erros e riscos.
Capacidade de expansão
Após a checagem e a comprovação que um determinado método ou uma técnica realmente é eficiente, a empresa pode expandir com a certeza de que os resultados obtidos serão os esperados.
Diminuição dos custos
O ciclo PDCA possibilita que uma empresa avalie uma alteração de processo em uma escala menor antes de adotar em um método que pode apresentar falhas ou que demandar ajustes. Isso evita gastos posteriores.
Outro aspecto digno de nota é o fato de que, diante dos processos devidamente aprimorados, há a possibilidade de melhorar a produtividade, evitar o desperdício de recursos e, consequentemente, a diminuição dos custos.
Eficiência
A aplicação do ciclo PDCA assegura um desempenho muito melhor na gestão de uma empresa, de um projeto e até em determinadas situações do dia a dia.
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