O BPM é uma prática que permite sistematizar e facilitar os processos individuais e complexos de uma organização e não é um produto, mas sim, uma metodologia que permite trazer mais valor para os clientes, organizando os processos das empresas, mas sem deixar de lado a integração entre os setores.
Diferente de outros recursos, como, por exemplo, o BPMN e o BPMS. O BPM, na verdade, é o pilar que permite a adoção e a prática desses outros elementos.
Por essa razão, o BPM assegura várias vantagens para as empresas de modo geral. Tais benefícios vão desde a redução de custos, melhoria na produtividade e atendimento ainda mais qualificado.
Portanto, diante de todos os benefícios e da necessidade que o atual contexto digital exige no universo corporativo, vale investir no BPM.
O que é BPM?
Na prática, podemos definir o BPM como um método de gestão que tem como principal objetivo assegurar excelentes resultados de desempenho nas empresas.
Basicamente, o BPM é uma maneira de integrar as estratégias e os objetivos de uma empresa levando em conta o perfil e as necessidades dos clientes.
Para isso, o BPM abrange não apenas estratégias, mas também a cultura da organização, tudo isso para projetar, gerenciar, transformar e
melhorar a governança do processo.
Sendo assim, o BPM consiste em uma prática, onde por meio dela torna-se possível gerar valor para os clientes. Para que isso seja possível, o BPM traz maneiras que permitem otimizar os processos das empresas.
Essa otimização, de uma forma geral, prioriza a integração dos processos, os tornando parte de um todo e possibilitando que a organização funcione de modo centralizado, garantindo com isso melhor desempenho dos colaboradores.
Diante disso, para facilitar a compreensão do que é e qual é a importância do BPM, vale salientar também o que ele NÃO é. Sendo assim, BPM não é:
- Uma tecnologia
- Ação para melhorar os negócios
- Um serviço
- Um aplicativo
- Uma ferramenta
O que significa a palavra BPM?
O BPM é a sigla para o termo em inglês Business Process Management. Em o português, o seu significado é Gerenciamento de Processos de Negócios.
Esse gerenciamento é feito por meio de práticas que possuem como prioridade a modelagem de processos de uma organização, sempre com o intuito de trazer melhorias constantes.
Desse modo, não há um encerramento definitivo dessas práticas, pois ele é periodicamente revisado e otimizado, tendo como finalidade manter o alinhamento e a integração dos processos da organização.
Quando surgiu o conceito de BPM?
O Business Process Management não é uma prática exatamente nova. Várias civilizações ao longo da história humana adotaram medidas que visavam melhorar o gerenciamento de processos e obter melhores resultados.
Com o passar do tempo, essas práticas de gestão começaram a ser documentadas e organizadas. Sendo assim, em 1911, o engenheiro Frederick Taylor publicou uma obra chamada Princípios da Administração Científica.
Com ela, Taylor abordou medidas científicas que poderiam melhorar os resultados das empresas.
No entanto, foi após a segunda metade do século XX, depois das duas grandes guerras, que o BPM adquiriu mais visibilidade diante da implementação de métodos como o Kanban e o Kaizen, que possuem o objetivo de organizar a gestão do trabalho.
Quando chegou a década de 80, não foi possível deixar a tecnologia de fora do Gerenciamento de Processos de Negócios. Desse modo, o BPM começou a ter ampla relação com os processos de fluxo de trabalho.
Hoje em dia, dentro do contexto da era digital, o BPM auxilia a automação de processos nas empresas.
Qual é o papel do BPM no negócio?
O BPM exerce uma importante função nas empresas. Ele possui o objetivo de agilizar o andamento dos processos, permitindo a criação de estratégias mais eficientes e facilitando as tomadas de decisão.
Ele também exerce um papel importante na hora de tornar o seu negócio mais competitivo, pois viabiliza a digitalização dos processos, estimulando a inovação e proporcionando a adoção de uma nova mentalidade na organização.
Nesse contexto de automação e digitalização dos processos das empresas, o BPM atua possibilitando:
- Manter o foco na boa experiência do cliente
- Aumento da produtividade dos colaboradores
- Redução de custos
- Adoção de uma estrutura omnichannel para facilitar o atendimento
Qual é a diferença entre BPM, BPA, BPMN e BPMS?
Hoje em dia, quando o assunto é o gerenciamento de processos de negócios, muitos gestores confundem BPM com outras siglas semelhantes, tais como a BPA, BPMN e a BPMS, acreditando que elas compreendem a mesma coisa.
BPM, por exemplo, não é uma ferramenta ou uma tecnologia. Na verdade, ela é uma metodologia. Atualmente ela é amplamente utilizada em várias empresas, independente do porte ou segmento.
Por outro lado, nesse universo da gestão de empresas, o BPM é acompanhado por outras siglas importantes como:
- BPA
- BPMN
- BPMS
Confira as especificações de cada uma delas:
BPA
A BPA é o passo que vem depois da implementação do BPM. A BPA significa Automação de Processos de Negócios. Ela consiste na utilização de um software com o objetivo de automatizar os processos na organização.
Não por acaso, no atual contexto em que a digitalização de processos e a automação são importantes, a BPA ganha bastante relevância.
BPMN
Já o BPMN, é a sigla para o nome em inglês Business Process Modeling and Notation (Modelagem e Notação de Processos de Negócios), consiste em uma representação gráfica. Ela possui símbolos que representam o fluxo de processos, permitindo organizá-los de um modo prático e eficiente.
BPMS
Por outro lado, o BPMS vem da sigla Business Process Management System. Em português ele é o Sistema de Gerenciamento de Negócios. O BPMS é o software utilizado para a implementação do BPM em uma empresa.
Ele é um recurso que permite ações fundamentais para a gestão, como, por exemplo, mapear, analisar, executar e monitorar os resultados dos processos.
Estágios do ciclo de processo BPM
Para uma melhor compreensão sobre o funcionamento dos estágios do ciclo de processos BPM, é importante ter em mente o conceito de processo muito bem definido.
Nesse caso, processo consiste em uma atividade, ou até mesmo várias atividades, que são realizadas por meio de etapas sequenciais, com o intuito de atingir um objetivo.
Com o BPM, qualquer organização tem condições de gerenciar da maneira mais eficiente possível o fluxo dos processos, obtendo com isso resultados realmente satisfatórios.
Sendo assim, o Business Process Management capacita a gestão das empresas, permitindo estabelecer metas alcançáveis, abrindo caminho para a digitalização e assegurando qualidade na relação com os seus clientes.
Para obter tudo isso, o Gerenciamento de Processos de Negócios, para ser bem aplicado, conta com ciclos muito bem delineados e que podem ser aplicados de forma contínua.
1. Mapeamento de processos
A primeira fase desse ciclo consiste em um olhar mais abrangente sobre os processos do seu negócio.
Esse modo de encarar e compreender o fluxo de trabalho sob uma perspectiva mais ampla permite avaliar como o BPM será utilizado e como ele poderá ajudar o andamento dos processos.
Sem esse mapeamento não é possível obter um diagnóstico preciso acerca do funcionamento correto da sua empresa e como ele pode ser otimizado.
Digamos, por exemplo, que o mapeamento dos processos de uma loja de calçados deve ser realizado. Nesse caso, é necessário levar em consideração a ordem de vários processos, que podem ser desde o envio de pedidos, o atendimento aos clientes e muitos outros.
2. Padronização
Após mapear os processos, é necessário padronizá-los para que eles se mantenham eficientes e fluindo da melhor maneira possível. Isso ocorre porque a padronização proporciona um modo único de atuar, devidamente determinado e fácil de ser mensurado.
Por essa razão, quando se trata da etapa da padronização dos processos, é necessário estar atento para os indicadores de desempenho.
Os famosos KPIs (Key Performance Indicators) auxiliam a mensurar o que está funcionando e o que deve ser melhorar na realização dos processos, facilitando na padronização deles.
Desse modo, ao se deparar com dificuldades e empecilhos que estão atrapalhando o fluxo dos processos, é possível mapear exatamente sua origem por meio da avaliação dos indicadores de desempenho.
3. Melhoria contínua
Após o mapeamento bem feito, a padronização e a avaliação constante de desempenho, é necessário adotar recursos que visam melhorar os processos.
Nesse aspecto, diante do atual cenário em que a tecnologia ganha cada vez mais relevância, pois a digitalização é uma aliada valiosa para assegurar a melhoria dos processos.
Diante disso, a utilização de um sistema de gestão, por exemplo, permite uma ampla integração entre setores e funções por toda empresa. A partir daí, praticamente qualquer atividade do processo pode ser devidamente documentada.
Com esses dados documentados, é possível garantir uma gestão muito mais eficiente dos processos e assegurar o fluxo adequado de todos eles.
4. Otimização
O ciclo é finalizado com a otimização dos processos. Por meio dela, é possível consolidar as práticas que visam facilitar a realização das atividades e a mensuração dos dados.
Além do mais, é importante ter sempre em mente que a otimização não é um procedimento estagnado, mas faz parte de um ciclo. Por essa razão, deve estar em constante atualização e avaliação.
Como utilizar o BPM
O Business Process Management só será bem utilizado diante de um bom planejamento. Sendo assim, confira a seguir o que é necessário nessa abordagem.
Mudança cultural na empresa
Ou seja, antes do uso da tecnologia e de vários outros recursos digitais, os colaboradores ou a equipe em geral devem estar cientes de que os processos serão devidamente integrados.
Diante disso, as atenções são voltadas para o desempenho dos processos em si, bem como para a gestão de indicadores, e não para o funcionamento de cada área isolada do seu negócio.
Desse modo, o objetivo é ficar a par sobre como cada setor da organização tem condições de trazer melhorias para os processos.
Modelar os processos
Esse recurso melhora a compreensão que você tem da sua organização e facilita o uso do BPM, reduzindo desperdícios e beneficiando a produtividade da equipe. A modelagem pode ser feita por meio de:
- Diagrama
- Mapa
- Modelo
O diagrama é o meio mais simples e destaca os principais fluxos dos processos, sem muito detalhamento. O mapa, por sua vez, apresenta uma visão mais abrangente dos processos, mostrando itens, eventos e resultados.
Já o modelo é mais completo e traz uma quantidade muito maior de informações, como, por exemplo, instalações, máquinas utilizadas, insumos e outros elementos importantes.
Monitoramento
É fundamental ter um amplo controle do processo durante a execução do fluxo de trabalho. Para isso, é preciso usar as métricas adequadas e avaliar se não há gaps que possam comprometer a agilidade e a fluidez das atividades.
Quais são os benefícios do gerenciamento de processos de negócios?
Não é um exagero afirmar que há “um antes e um depois” do BPM nas empresas. A utilização desse recurso que visa aprimorar a gestão dos processos representa uma série de vantagens, as quais poderemos conferir a seguir.
Transparência na realização dos processos
Por meio da prática do Gerenciamento de Processos de Negócios, é possível adotar uma gestão integrada da organização, permitindo monitorar as métricas de desempenho, inclusive em tempo real e com mais transparência.
Graças a isso, o BPM estabelece para você e os colaboradores uma visão macro da organização, contemplando os processos que ocorrem na empresa de forma integrada.
Desse modo, você tem um maior controle dos processos, ficando a par do que acontece no dia a dia da empresa.
Além disso, quando há também a tecnologia adequada, é possível receber e mensurar relatórios automatizados que dão para você uma perspectiva clara e objetiva para facilitar as tomadas de decisão da empresa.
Assim há a possibilidade de avaliar com mais precisão o que está funcionando e o que necessita de organização e planejamento, implementando melhorias instantâneas que influenciam de forma significativa o seu negócio.
Melhor produtividade
Esse é um dos benefícios mais evidentes, pois o BPM possibilita aos colaboradores utilizarem ao máximo os seus talentos e capacidades. Isso ocorre diante da padronização e da integração entre os setores, que facilita e qualifica a realização dos processos.
A padronização impede que empecilhos atrapalhem o andamento dos processos, tornando a estrutura organizacional da sua empresa em esquema integrado constituído por processos devidamente definidos e planejados.
Isso resulta em uma qualificação da produtividade dos colaboradores, tornando os bons resultados repetíveis e viabilizando, inclusive, a aplicação das mesmas soluções comprovadamente eficientes nos demais setores.
Mais segurança
A utilização do BPM também proporciona o aumento da segurança interna da organização, especialmente quando o assunto é a proteção dos dados.
Isso ocorre porque, ao efetuar o mapeamento e a padronização dos processos, se torna muito mais fácil encontrar elementos que comprometem a segurança da organização.
A partir daí é mais seguro e mais certo adotar medidas que visam sanar esses problemas.
Diminuição dos custos
A integração e o planejamento dos fluxos de processos sobrecarga de serviços e permite organizar melhor a resolução das atividades, eliminando tarefas desnecessárias e repetitivas.
Ao dispensar essas sobras, é possível identificar uma redução dos custos, mantendo o foco e o esforço naquilo que realmente é necessário para o bom andamento da organização.
Esse mapeamento dos processos também permite assegurar que a sua gestão seja a mais eficiente e estratégica possível, deixando de fora tudo que possa trazer gastos excessivos para a empresa.
XP Empresas: como transformar o seu negócio?
Fazer a transformação de um negócio exige planejamento. Como também é preciso de profissionais dedicados que entendam o mercado onde a empresa está inserida e quais são os rumos que o negócio vai tomar para ir além.
A XP empresas busca ajudar empresas pequenas, médias e grandes a fazerem a correta gestão financeira do seu negócio para encontrar as melhores oportunidades no mercado, com menos burocracia e soluções inteligentes para potencializar resultados.
Na XP empresas é possível encontrar soluções de investimentos, crédito, além de educação financeira e informações necessárias para que a empresa seja capaz de fazer a correta gestão dos seus recursos, com assessoria especializada para chegar cada vez mais longe.
Se você ainda não tem conta na XP Investimentos, abra a sua!
