Existem diversas estratégias, técnicas e disciplinas de gerenciamento quando falamos sobre gestão empresarial, e uma das mais eficientes é o método 5S, que tem origem no Japão e surgiu logo após a Segunda Guerra Mundial.
No contexto corporativo atual, o método 5S é uma metodologia organizada, versátil e que se adapta aos mais variados ambientes, se consolidando como um grande aliado de gestores.
A seguir, você confere, em detalhes, o que é o método 5S, como ele funciona e por que essa metodologia ágil pode auxiliar na sua gestão empresarial. Confira!
O que é o método 5S?
O método 5S é uma técnica de gestão de processos que nasceu para diminuir os desperdícios e melhorar o fluxo de processos internos de uma empresa.
Ele surgiu no Japão em meados do século XX, com a difícil missão de reestruturar o gerenciamento das empresas neste país arrasado pela Segunda Guerra Mundial, e os primeiros experimentos envolvendo o método 5S foram realizados na empresa Toyota.
Com o destaque econômico do Japão a partir dos anos 80 no cenário mundial, outros países apontaram os holofotes para as técnicas orientais. Assim, eles se depararam com o método 5S.
A partir deste método, abriram-se caminhos para técnicas de gestão empresarial que conhecemos hoje, como a metodologia ágil, o modelo Kanban e a metodologia lean.
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Qual é o objetivo final do 5S?
O objetivo do final do método 5S é estabelecer a disciplina e a segurança dos processos, consolidando a eficiência e melhorando a produtividade no dia a dia de uma empresa.
Hoje em dia, esse método, além de ser uma técnica capaz de otimizar a gestão empresarial, é uma disciplina utilizada para gerenciar o dia a dia pessoal, visto que, por meio do método 5S, fica mais fácil estabelecer uma disciplina e uma melhor organização na realização das atividades, tornando o fluxo dos processos mais rápido e com menor probabilidade de erros.
Com a aplicação do método, as chances de melhorias em vários setores da empresa se tornam uma realidade, visto que o 5S serve para organizar e viabilizar o andamento dos processos, eliminando empecilhos e elementos que comprometam a qualidade final.
Como funciona o método 5S?
O método 5S funciona de forma simples e adaptável, contando com 5 pilares que formam um framework de fácil aplicação (utilização, organização, limpeza, normalização e disciplina).
Na sequência, você confere as definições para esses pilares:
Quais são os conceitos do 5S?
Como o próprio nome já indica, a principal caraterística do método 5S é sua composição formada por cinco conceitos básicos.
Esses conceitos recebem o nome de senso e daí vem o nome 5S —a letra “s” é a inicial para cinco palavras japonesas que se iniciam com essa letra.
As palavras básicas que constituem o método possuem uma ampla inspiração nos valores orientais, marcados basicamente por elementos que valorizam a disciplina e a organização na realização de tarefas.
Ao colocar essas palavras em prática na gestão empresarial, é possível estimular a produtividade, o sentimento de coletividade no ambiente de trabalho e uma metodologia ágil.
Diante disso, o método 5S é baseado nos seguintes conceitos fundamentais:
1. Seiri
Também chamado de senso de utilização, ele consiste no uso correto dos materiais à disposição, evitando o desperdício e o acúmulo de itens que podem comprometer o bom rendimento do trabalho.
Partindo dessa premissa, o Seiri reforça que funcionários devem utilizar apenas o material realmente necessário para o desempenho das suas atividades. Para isso, é fundamental efetuar um planejamento do que realmente é útil para o dia a dia de trabalho.
Além disso, o senso de utilização permite planejar o descarte e a reciclagem de determinados itens.
Vale destacar ainda que o Seiri é essencial para a utilização de qualquer tipo de material, até mesmo documentos, como dados armazenados na nuvem.
2. Seiton
Seiton é o senso de organização. O objetivo dele é simples e direto: promover a organização adequada do ambiente de trabalho de modo que não prejudique o desempenho.
O Seiton vale tanto para os detalhes das peças e maquinários de uma indústria, passando pelos produtos colocados na estante de uma loja, até a disposição dos elementos na mesa do escritório.
O senso de organização, assim como o senso de utilização, possui muita relação com o uso dos objetos e materiais, permitindo que sejam localizados e organizados com o intuito de aproveitá-los da maneira mais eficiente possível.
Um dos grandes benefícios do Seiton é permitir que as coisas mais usadas no cotidiano sejam colocadas sempre em um lugar de fácil acesso, otimizando o tempo dos colaboradores e também tornando mais fácil a reposição dos objetos.
3. Seiso
O Seiri e o Seiton conduzem para o terceiro pilar do método 5S, que é o senso de limpeza, também chamado de Seiso.
O senso de limpeza complementa os dois anteriores, pois permite higienizar e manter limpo um ambiente já devidamente organizado.
O Seiso permite estabelecer entre os funcionários a ideia de que todos os integrantes da empresa são responsáveis por manter o ambiente limpo e saudável.
Nesse contexto, de acordo com o senso de limpeza, cada funcionário contribui com a produtividade ao manter seu ambiente de trabalho limpo, influenciando positivamente o andamento dos trabalhos.
Outro aspecto importante é que o Seiso não tem relação apenas com o local de trabalho, mas também com o cuidado com a aparência e a saúde.
4. Seiketsu
O quarto conceito é o Seiketsu, que também pode ser conhecido como senso de normalização. Esse senso permite estabelecer padrões e normas que facilitam a aplicação dos sensos anteriores.
A normalização auxilia a trazer para o cotidiano hábitos e práticas que incentivam e consolidam a organização, a utilização correta e a limpeza do ambiente.
O grande benefício do Seiketsu é estimular os colaboradores a se engajarem ainda mais com as propostas do modelo 5S, obtendo ainda mais resultados satisfatórios na gestão empresarial.
5. Shitsuke
O quinto conceito é o senso de disciplina. O Shitsuke encerra todos os sensos anteriores estabelecendo práticas que enfatizam os 5S no dia a dia da empresa.
A disciplina é importante porque ela visa manter os hábitos adquiridos cada vez mais em evidência, tornando-os parte natural do cotidiano e da gestão empresarial.
Para que o senso de disciplina se torne um elemento padronizado no seu negócio, é importante investir na constante capacitação dos colaboradores, incentivando o time a incorporar esses valores.
Há várias possibilidades para reforçar o Shitsuke, entre elas está a de desenvolver avaliações periódicas com o objetivo de mensurar a aplicação do 5S.
A partir daí, se torna mais fácil e prático obter uma noção precisa e correta acerca dos resultados do método 5S, inclusive tendo a chance de aperfeiçoá-lo.
Onde o 5S pode ser aplicado?
O método 5S é um recurso adequado para otimizar a gestão de qualquer tipo de empresa, seja uma startup ou uma multinacional, independentemente do segmento de atuação. Isso porque o método é composto por disciplinas que não demandam nenhum tipo de conhecimento técnico específico.
Inclusive, a implementação do método 5S pode permitir que a empresa tenha o certificado ISO 9001, visto que esse método auxilia a companhia a comprovar que apresenta um ambiente apto para a otimização de processos.
Benefícios do método 5S
O método 5S se tornou um dos mais utilizados e bem sucedidos por proporcionar uma série de vantagens. Confira algumas das mais conhecidas na sequência:
Organização do espaço físico
Um dos pilares da boa gestão empresarial é o planejamento e a organização, não apenas de estratégias, mas também do ambiente de trabalho.
Não importa se estamos falando de uma fábrica de sapatos ou de um escritório de advocacia, o fato é que os resultados positivos apenas irão aparecer diante de um ambiente devidamente organizado e limpo. E um dos principais focos do método 5S é a organização.
Otimização do tempo
Ao atuar em um local onde todos os itens estão devidamente organizados e localizados nos seus devidos lugares, fica mais fácil trabalhar com rapidez e agilidade.
Graças à disciplina de organização e ao senso de uso que constituem o método 5S, os colaboradores podem render muito mais sem perder tempo procurando algum item perdido ou tendo que reorganizar o local de trabalho, ao utilizaremessa metodologia ágil.
Mais produtividade
Com mais agilidade na realização de tarefas em um ambiente organizado, a tendência é assegurar mais produtividade por parte da equipe.
Melhora o gerenciamento dos riscos
Diante dos processos internos cada vez mais bem definidos e um ambiente de trabalho devidamente higienizado e organizado, fica ainda mais evidente o quanto se torna mais fácil reduzir, por exemplo, acidentes de trabalho.
Potencializa o bom relacionamento com os clientes
Com uma gestão empresarial mantendo o foco em conceitos que são básicos para um bom rendimento, aumenta-se a produtividade e o engajamento da equipe. Isso tudo resulta na entrega de melhores produtos e serviços.
Como consequência, a marca da empresa ganha muito mais autoridade, proporcionando, inclusive, a satisfação dos clientes.
Como aplicar a metodologia 5S
Não é difícil aplicar o método 5S, pois ele é versátil e de rápida adaptação. Basicamente, é importante ter em mente que ele consiste em um processo contínuo e de constante adaptação.
Diante disso, a aplicação dessa metodologia pode ser realizada levando em conta alguns procedimentos fundamentais:
- Avaliar as atuais condições da empresa;
- Estabelecer uma cultura de mudança e adaptação;
- Desenvolver treinamentos;
- Implementação;
- Acompanhar e mensurar os resultados;
- Aperfeiçoar o processo continuamente.
Ideias de 5S nas empresas
Por se tratar de um método que não depende de grandes projetos e muitos entraves burocráticos, ele pode ser aplicado por empresas de qualquer setor e de qualquer porte.
Um exemplo que explica bem a serventia do método pode ser o de um pet shop:
- Ao adotar o senso de utilização e organização, se torna mais fácil hierarquizar quais materiais são os essenciais para, por exemplo, efetuar a tosa em cães.
- Enquanto isso, por meio do Seiso, o senso de limpeza, é possível engajar a equipe a manter o ambiente sempre higienizado, algo fundamental em um estabelecimento desse segmento.
- Já os sensos complementares entram em cena para normalizar as práticas adotadas e criar uma disciplina que reforça ainda mais a utilização delas.
Deu para perceber que o método 5S é simples? Com apenas cinco letras e levando a disciplina oriental para dentro da gestão empresarial, os resultados positivos podem começar a aparecer rapidamente.
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